【子彈筆記】完美主義是超時工作的幫凶

職涯初期，我老想把一件事做到最極致、最好，執著在同一個角度，花時間反覆修正，卻變成一天只能勉強完成一、兩件事，工作是結果論，執著於做「好」沒有意義，產值很低讓我幾度面臨淘汰邊緣，主管對著我崩潰大吼：「你到底在拖什麼？」每天看起來都很忙，但卻沒忙出成果，他告訴我交出去被打槍總好過什麼都沒有，不夠完美只是自己在鬼打牆。

完美主義是超時工作的幫兇。

可我就是沒辦法交出連自己都不滿意的作品，於是每件事都當成藝術品在琢磨，十多年的工作經驗歸納出不少SOP，能在自我堅持與別人的要求之間找到平衡。但我最大的罩門是沒辦法一次做太多大事，只要忙碌超載就會陣腳大亂，時間管理一直是我修不好的職場學分，成為獨立接案的自由工作者更容易因此感到挫敗。

不久前接觸子彈筆記，工作節奏確實順暢很多，趁著作者瑞德‧卡洛（Ryder Carroll）來台訪問，我這些年一直糾結的「完美」與「效率」問題，在一來一往的對談間，被這位高人巧妙攻破。

Ｗ：威廉（William Tseng），R：瑞德（Ryder Carroll）。

W：一打開行事曆跟筆記本，我總覺得每天有做不完的事。

R：例如是哪些事？

Ｗ：我有兩份行事曆，一份是透過電腦來記錄約會，一份是日常的待辦事項，而不同的專案各自有不同的行事曆，如何系統化又不至於看起來很複雜。

R：我一直都是用google行事曆，所以我有工作日曆、個人日曆，還有一項玩樂日曆（類似願望清單），三個行事曆用三種不同顏色標示出來，過去我跟你一樣會將每個專案用不同行事曆標示，但後來變得太複雜，同時有五、六個案子在跑，這對自由工作者是很常見的事。

W：沒錯，我的時間就這樣被切得很零碎。

R：完全可以理解，首先從三份不同的行事曆可以看出你的時間分配，雖然有那麼多事要做，但每個人的一天都是24小時，包括你。先檢視自己的一天有多少時間留給工作，有多少是用在生活，而玩樂放鬆的比例又佔多重，你會明白自己根本的問題在哪。

Ｗ：但我的行事曆能自己做主的成分不多。

Ｒ：你習慣用安插的方式來排行程，早上十點應付客戶A，十一點應付客戶B，中午又跟客戶C約午餐約會，何不試著把處理同一客戶的時間拉長，而不是打散到不同時段，一整個上午專心處理A，下午就是屬於Ｂ的時段，把Ｃ的事情想辦法挪到明天。

可以長時間專注在同一件事，不被雜亂無章的事務打斷思路，對於提高作品品質很有幫助。如果用一整個上午來應付Ａ，時間還游刃有餘，你可以順勢超前進度，工作效率就是這麼來的。

Ｗ：一個上午只處理一個客戶，而不管其他的似乎不太可能。

R：我一天只看三次E-mail，早上一次，中午用餐時看一次，一天結束前再看一次，基於一天三次的紀律，你還是可以跟客戶保持互動，三、四小時他們是願意等的，並不會讓他們有沒被照顧到的感覺，要記得反過來提醒客戶你的工作習慣，讓所有人知道哪些時段是回信時間，每次約莫半小時。

對於自由工作者來說，接了這個案子，其實就是同意別人跟你聯絡，所以如果你是在清晨一點回覆訊息，有另一層意義是等於跟客戶說：「你可以在這時候聯繫我，我還醒著。」接著會沒完沒了。

可以告訴客戶在星期二的這段時間，特別空出來在做你的專案，所以有任何事情想溝通，可以選在這個時段。當然不是每一次都行得通，有些客戶是神經病，你也知道，但大部分都會接受，況且能建立一個很有紀律的形象，讓更多人清楚你的工作態度。

Ｗ：我在公司很常加班，加班的後果就是隔天無法在正常時間上班，然後事情一件一件延遲，最後變成永無止境的加班，我該如何透過子彈筆記調整被打亂的行程跟進度？讓所有事都如期完成。

R：你可以改變，可是你沒辦法控制一切。子彈筆記的心法有不少來自於哲學領域的斯多葛學派，你沒辦法控制環繞著你的世界、也沒辦法控制周遭的人，唯一能控制的就是對於已經發生的事情，你自己要如何回應。

已經7點了，你還在等某個人交東西過來，不如就把它記下來，然後回家。當然不是每一次都行得通，可是沒有事情能叫做完美，明天早上就優先完成或許可以，你可以告訴客戶如果在10點鐘之前沒得到回應，就必須要經歷更長時間的等待，才會得到你所想要的成果。如果客戶不想讓你睡，它可能就不是一個好客戶，時機一但成熟就優先拒絕往來。

W：對，奧客總認為別人必須配合他。（笑）

R：這很重要，這不是搞笑！我們接受很多其實我們不需要接受的事情，當然做人得要有彈性空間，但要是你認真做事，有本事給出好作品，別人也會非常尊重你所設的界線。

我認識好幾個非常出色的作者，他們在寫書的時候會把電子郵件設定說：「我正忙著寫書，所以我未來的兩個月都不會回email。」沒有人會覺得他們不回是因為懶散，所以其實重點是在「溝通」，如何去跟合作方溝通「規則」很重要。

你可以講說10點鐘之前沒收到的話，那就得等明天，而不是留一句話說：「我回家了。」東西一扔就一走了之，而是在辦公室待到10點沒有休息，做出來的品質實在沒辦法好到哪裡去，這樣的溝通不見得每次有用，但漸漸地會修正你的工作節奏，改善生活。

Ｗ：我大部分的焦慮是來自事情沒做好，而不是沒做完，要如何區分完美主義者或是強迫症？

R：威廉，你看起來很像是一個完美主義者。其實很大一部分是你把你自己跟別人做比較，認為他做的更好、他做的更努力，你一直跟身邊的人在比較。你認為的完美是源自於什麼？就其實單純是「做得比別人更好」。我們能做的是不在意別人眼光，不透過別人想法來評斷自己，把追求完美調整成「變得更好」。

和昨天的自己做比較，專注在每一天，哪一點可以更好一點，過一段時間會發現進步非常多，如果可以把焦慮轉移，從完美改成說更好、進步，這份認同自己的榮譽感，會讓你更喜歡正在做的事情。

Ｗ：如果效率跟完美，你只能選一個。

R：很簡單，因為完美不存在，所以當然是追求效率。你當然可以把事情做得完善一點，但時間一到，請告訴自己放下它，接著繼續做下一件事，不要讓追求完美，而耽誤到其他的待辦事項，失去把事情做好的本質意義。

W：可是做好跟做完，後者聽起來是否像不負責任？

R：告訴自己效率至上，老闆或客戶的要求時常會荒謬無理，不見得做足了每個細節就肯定會符合他的標準，就做到自己可以接受的程度就好，沒太大問題就放心交出去吧。不然事情會永遠做不完，時常加班跟「追求完美」的人格特質脫離不了關係，而非負不負責任的問題。

子彈筆記（上集）：沒人在乎你花多少時間在工作，斜槓或許是瞎忙一場。