【子彈筆記】完美主義是超時工作的幫凶

職涯初期,我老想把一件事做到最極致、最好,執著在同一個角度,花時間反覆修正,卻變成一天只能勉強完成一、兩件事,工作是結果論,執著於做「好」沒有意義,產值很低讓我幾度面臨淘汰邊緣,主管對著我崩潰大吼:「你到底在拖什麼?」每天看起來都很忙,但卻沒忙出成果,他告訴我交出去被打槍總好過什麼都沒有,不夠完美只是自己在鬼打牆。

完美主義是超時工作的幫兇。

可我就是沒辦法交出連自己都不滿意的作品,於是每件事都當成藝術品在琢磨,十多年的工作經驗歸納出不少SOP,能在自我堅持與別人的要求之間找到平衡。但我最大的罩門是沒辦法一次做太多大事,只要忙碌超載就會陣腳大亂,時間管理一直是我修不好的職場學分,成為獨立接案的自由工作者更容易因此感到挫敗。

不久前接觸子彈筆記,工作節奏確實順暢很多,趁著作者瑞德‧卡洛(Ryder Carroll)來台訪問,我這些年一直糾結的「完美」與「效率」問題,在一來一往的對談間,被這位高人巧妙攻破。


W:威廉(William Tseng),R:瑞德(Ryder Carroll)。

W:一打開行事曆跟筆記本,我總覺得每天有做不完的事。

R:例如是哪些事?

W:我有兩份行事曆,一份是透過電腦來記錄約會,一份是日常的待辦事項,而不同的專案各自有不同的行事曆,如何系統化又不至於看起來很複雜。

R:我一直都是用google行事曆,所以我有工作日曆、個人日曆,還有一項玩樂日曆(類似願望清單),三個行事曆用三種不同顏色標示出來,過去我跟你一樣會將每個專案用不同行事曆標示,但後來變得太複雜,同時有五、六個案子在跑,這對自由工作者是很常見的事。

W:沒錯,我的時間就這樣被切得很零碎。

R:完全可以理解,首先從三份不同的行事曆可以看出你的時間分配,雖然有那麼多事要做,但每個人的一天都是24小時,包括你。先檢視自己的一天有多少時間留給工作,有多少是用在生活,而玩樂放鬆的比例又佔多重,你會明白自己根本的問題在哪。

W:但我的行事曆能自己做主的成分不多。

R:你習慣用安插的方式來排行程,早上十點應付客戶A,十一點應付客戶B,中午又跟客戶C約午餐約會,何不試著把處理同一客戶的時間拉長,而不是打散到不同時段,一整個上午專心處理A,下午就是屬於B的時段,把C的事情想辦法挪到明天。

可以長時間專注在同一件事,不被雜亂無章的事務打斷思路,對於提高作品品質很有幫助。如果用一整個上午來應付A,時間還游刃有餘,你可以順勢超前進度,工作效率就是這麼來的。

W:一個上午只處理一個客戶,而不管其他的似乎不太可能。

R:我一天只看三次E-mail,早上一次,中午用餐時看一次,一天結束前再看一次,基於一天三次的紀律,你還是可以跟客戶保持互動,三、四小時他們是願意等的,並不會讓他們有沒被照顧到的感覺,要記得反過來提醒客戶你的工作習慣,讓所有人知道哪些時段是回信時間,每次約莫半小時。

對於自由工作者來說,接了這個案子,其實就是同意別人跟你聯絡,所以如果你是在清晨一點回覆訊息,有另一層意義是等於跟客戶說:「你可以在這時候聯繫我,我還醒著。」接著會沒完沒了。

可以告訴客戶在星期二的這段時間,特別空出來在做你的專案,所以有任何事情想溝通,可以選在這個時段。當然不是每一次都行得通,有些客戶是神經病,你也知道,但大部分都會接受,況且能建立一個很有紀律的形象,讓更多人清楚你的工作態度。


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W:我在公司很常加班,加班的後果就是隔天無法在正常時間上班,然後事情一件一件延遲,最後變成永無止境的加班,我該如何透過子彈筆記調整被打亂的行程跟進度?讓所有事都如期完成。

R:你可以改變,可是你沒辦法控制一切。子彈筆記的心法有不少來自於哲學領域的斯多葛學派,你沒辦法控制環繞著你的世界、也沒辦法控制周遭的人,唯一能控制的就是對於已經發生的事情,你自己要如何回應。

已經7點了,你還在等某個人交東西過來,不如就把它記下來,然後回家。當然不是每一次都行得通,可是沒有事情能叫做完美,明天早上就優先完成或許可以,你可以告訴客戶如果在10點鐘之前沒得到回應,就必須要經歷更長時間的等待,才會得到你所想要的成果。如果客戶不想讓你睡,它可能就不是一個好客戶,時機一但成熟就優先拒絕往來。

W:對,奧客總認為別人必須配合他。(笑)

這很重要,這不是搞笑!我們接受很多其實我們不需要接受的事情,當然做人得要有彈性空間,但要是你認真做事,有本事給出好作品,別人也會非常尊重你所設的界線。

我認識好幾個非常出色的作者,他們在寫書的時候會把電子郵件設定說:「我正忙著寫書,所以我未來的兩個月都不會回email。」沒有人會覺得他們不回是因為懶散,所以其實重點是在「溝通」,如何去跟合作方溝通「規則」很重要

你可以講說10點鐘之前沒收到的話,那就得等明天,而不是留一句話說:「我回家了。」東西一扔就一走了之,而是在辦公室待到10點沒有休息,做出來的品質實在沒辦法好到哪裡去,這樣的溝通不見得每次有用,但漸漸地會修正你的工作節奏,改善生活。

W:我大部分的焦慮是來自事情沒做好,而不是沒做完,要如何區分完美主義者或是強迫症?

R:威廉,你看起來很像是一個完美主義者。其實很大一部分是你把你自己跟別人做比較,認為他做的更好、他做的更努力,你一直跟身邊的人在比較。你認為的完美是源自於什麼?就其實單純是「做得比別人更好」。我們能做的是不在意別人眼光,不透過別人想法來評斷自己,把追求完美調整成「變得更好」。

和昨天的自己做比較,專注在每一天,哪一點可以更好一點,過一段時間會發現進步非常多,如果可以把焦慮轉移,從完美改成說更好、進步,這份認同自己的榮譽感,會讓你更喜歡正在做的事情。

W:如果效率跟完美,你只能選一個。

R:很簡單,因為完美不存在,所以當然是追求效率。你當然可以把事情做得完善一點,但時間一到,請告訴自己放下它,接著繼續做下一件事,不要讓追求完美,而耽誤到其他的待辦事項,失去把事情做好的本質意義。

W:可是做好跟做完,後者聽起來是否像不負責任?

R:告訴自己效率至上,老闆或客戶的要求時常會荒謬無理,不見得做足了每個細節就肯定會符合他的標準,就做到自己可以接受的程度就好,沒太大問題就放心交出去吧。不然事情會永遠做不完,時常加班跟「追求完美」的人格特質脫離不了關係,而非負不負責任的問題。


子彈筆記(上集):沒人在乎你花多少時間在工作,斜槓或許是瞎忙一場。


《子彈思考整理術》(THE BULLET JOURNAL METHOD) by Ryder Carroll。

Photo by Today Today


《PSYCHO doc. 精神科觀察日記》
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